Private Nutzung des Firmen-Kfz

Wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer der GmbH die Kosten der Privatnutzung des KFZ ersetzt, kommt es zu keiner Erhöhung der Lohnnebenkosten oder der Einkommensteuer, wenn dies schriftlich vereinbart wurde.

Überlässt eine Kapitalgesellschaft ihrem wesentlich beteiligten Gesellschafter-Geschäftsführer ein Firmen-Kfz für privat veranlasste Fahrten, so stellt dies einen geldwerten Vorteil dar. Eine wesentliche Beteiligung ist dann gegeben, wenn das Beteiligungsausmaß an einer Kapitalgesellschaft 25 % überschreitet. Der geldwerte Vorteil ist sowohl in die Bemessungsgrundlage der Lohnnebenkosten als auch in die Einkommensteuerbemessungsgrundlage des Geschäftsführers einzubeziehen.
Für die Bemessung des geldwerten Vorteils aus der privaten Nutzung des Kfz können auch für wesentlich beteiligte Gesellschafter-Geschäftsführer sinngemäß die entsprechenden Bestimmungen der Sachbezugswerteverordnung angewendet werden, die auch für Arbeitnehmer gilt.

Monatlicher Sachbezug

Laut dieser Sachbezugswerteverordnung beträgt der monatliche Sachbezug in Prozent der Anschaffungskosten des Kfz:

• 2 %, maximal € 960
• davon abweichend 1,5 %, max. € 720 für Kfz, die einen bestimmten CO2-Emissionswert pro km im Jahr der Anschaffung/Erstzulassung nicht überschreiten. Folgende Werte sind maßgeblich: 2020: 141 g/km, Dieser Wert verringert sich beginnend ab 2021 bis 2025 um jährlich 3 Gramm.
• davon abweichend ist für Kfz mit einem CO2-Emissionswert von 0 g/km ein Sachbezugswert von Null anzusetzen.

Beträgt die monatliche Fahrtstrecke nachweislich nicht mehr als 500 km für Privatfahrten, ist ein Sachbezug im Ausmaß des halben Sachbezugswertes anzusetzen.

Nachweis der Aufwendungen

Abweichend zur Sachbezugswerteverordnung ist es alternativ möglich, den geldwerten Vorteil mit den auf die private Nutzung entfallenden und von der Kapitalgesellschaft getragenen Aufwendungen zu bemessen. Dazu ist es erforderlich, dass der wesentlich Beteiligte den Anteil der privaten Fahrten (z.B. durch Vorlage eines Fahrtenbuches) nachweist. Dass nur die Kosten für privat veranlasste Fahrten und nicht die Gesamtkosten in die Bemessungsgrundlage einzubeziehen sind, wurde vom Verwaltungsgerichtshof (VwGH) bereits bestätigt.

Kostentragung durch den Gesellschafts-Geschäftsführer

Werden nun Vereinbarungen getroffen, die den Gesellschafter-Geschäftsführer dazu verpflichten, der GmbH die sich aus der Privatnutzung des Kfz resultierenden Kosten zu ersetzen, liegt kein Vorteil aus dem Dienstverhältnis mehr vor. Somit kommt es auch zu keiner Erhöhung der Lohnnebenkostenbemessungsgrundlage oder der Einkommensteuerbemessungsgrundlage.

In einem kürzlich ergangen Erkenntnis des VwGH wird in diesem Zusammenhang darauf hingewiesen, dass Vereinbarungen zwischen einer Kapitalgesellschaft und eines die Gesellschaft beherrschenden Gesellschafters nach außen hin ausreichend zum Ausdruck kommen und einen eindeutigen, klaren Inhalt haben müssen. Wollen Sie das Auslösen einer Steuerbelastung durch die Privatnutzung eines Firmen-Kfz vermeiden, empfehlen wir Ihnen daher, eine klare schriftliche Vereinbarung über die Kostentragung mit der Gesellschaft abzuschließen.